小椋樹工は、水栓関連アイテムの組立加工と射出成形を手掛ける超小規模企業です。従業員の休暇の取得やシフト調整、生産高の把握、内職さんへの支払いなどを紙ベースで行ってきましたが、kintoneを導入したことで、管理業務のスリム化や効率化を実現しました。
本記事では、経営者が1人で抱えていたさまざまな課題をどのように解決したのかを深掘りします。
小椋樹工の概要
■法人名：小椋樹工
■事業内容：プラスチック製品の射出成形・組立加工
■設立：2012年7月
■公式Webサイト：https://oguraplastics.jimdofree.com/
背景
小椋樹工は、従業員数6人のうち5人がパート従業員で、組立加工の作業に従事しています。経営者は、部品の管理作業記録等の確認、伝票処理や各方面の支払い、勤怠管理やスケジュール調整、受注管理、材料発注をたった1人でこなしていました。
しかし、間接部門の業務が増えるにつれて、本来の業務まで手が回らなくなってきました。問題解決のために、雇用やシステム導入にあまり費用はかけられません。そこで、この非効率な状況を打破するため、小椋樹工はkintoneを使った業務改善に取り組むことにしました。
戦略的アプローチとその成果
小椋樹工がkintoneを選択したのには、低コストで導入できる、シンプルに必要な情報だけを集められる、スマホタブレットでも入力できるという条件をクリアしていたからです。kintoneの導入に際して、小椋樹工はクラウド導入支援機関のアドバイスを受けました。
集計に膨大な時間を要し、重要な情報をパソコンに転記していた内職者の作業記録を管理するためのアプリ、内職者に支払う明細書をボタン1つで作成できるアプリ、従業員の休暇申請を行えるアプリ、作業日報のアプリを次々に開発していきました。内職者の記録や従業員の日々の作業内容をデータ化したことで、外出先でも作業の進捗状況を確認できるようになったのです。
小椋樹工は生産管理、生産実績を全てデジタル化し、生産業務のプロセスの透明性を高めるとともに、業務フローの改善に成功。生産実績のリアルタイム集計、製造過程の進捗状況の把握が簡単になり、時間を要していた管理業務が大幅に簡素化されていきました。また、これまで経営者が行っていた生産シフトの調整を現場の責任者ができるようになりました。
kintoneを浸透させるために苦心したこと
アプリケーションの開発で意識したのは、シンプルで使いやすいアプリにすることでした。具体的には、データは100%収集できないと意味がない上、複雑な入力作業が発生すると誰も使ってくれないので、アプリでの入力作業を簡単にしました。
また、データ入力が仕事にならないよう、入力時間を最小限に抑え、文章や言葉での入力を減らし、可能な限り選択式にしました。こうすることで、早い段階で従業員の間にkintoneが受け入れられていったのです。
結論と今後の展望
デジタル化が短期間で成功した背景には、紙の記録をデータ化するなど簡単にできることからはじめて、早く展開できたこと。いろいろなデータを紐づけし、それぞれのアプリの持つ情報をとても有意義なものにできたことが挙げられます。経営者の抱える問題を解決したいとスタートした取り組みでしたが、間接部門の業務がスリムになり、業務の改善に結びついたのです。
小椋樹工は今後、業務のデジタル化をさらに進化させるとともに、同業他社にkintoneを広めるといった事業の展開を検討しています。
