改正電子帳簿保存法紙の証憑とおさらば！？

2022年1月1日から改正電子帳簿保存法が施行されています。昨年秋ごろから巷をにぎわしていたため、ご存じの方も多いかと思います。その電子帳簿保存法とは、「電子計算機を使用して作成する国税関係帳簿書類の保存方法等の特例に関する法律」のことで、会計資料等を電子データで保存するルールを定めた法律です。1998年7月に施行されてから改正を重ねてきた法律ですが、2021年度の税制改正において抜本的な見直し・改正がおこなわれました。2021年度の主な改正点は「事前承認手続きの廃止」「タイムスタンプの要件緩和」「電子取引における書面による保存の廃止」などです。

改正前は、国税関係帳簿（総勘定元帳、売上台帳など）や国税関係書類（ＢＳ／ＰＬ、請求書など）の電子データによる保存を希望する場合、税務署長の事前承認が必要でしたが、事前承認の制度は廃止されました。この改正により、紙の領収書等をスキャンして保存する場合でも、事前承認が不要となりました。紙の証憑書類の保存に悩んでおられる企業にとっては朗報ではないでしょうか。

しかしながら、何でもかんでもスキャナ保存すればＯＫというものでもなく、一定の要件があります。例えば、紙の証憑を受取ってから一定期間内（約2か月以内）に適時データ化し、保存する。また真実性を確保するために「タイムスタンプを付す」もしくは、「データの訂正削除を行った記録が残るシステムor訂正削除ができないシステム」に保存する。また、取引年月日・取引先名・取引金額による検索性を確保する、などです。具体的には、会計ソフトの仕訳データにスキャンデータを張り付ける方法、領収書等保存ソフト等でスキャンデータを管理する方法などが考えられます。これらスキャン保存に対応したソフトであればタイムスタンプも付与でき、使い勝手も考えられているため、経理担当者の負担も少なく導入ができます。しかしながら、システム利用料等のコスト負担が発生する点は考慮が必要です。

もし保存するスキャンデータが月次50件以下位であれば、Googleドライブを活用する方法も一案かと筆者は考えています。Googleドライブなどの一般的に使われているクラウドストレージは保存された時刻も正確に記録されるため、「データの訂正削除を行った記録が残るシステム」に該当します。また、スキャンデータのファイル名に「取引年月日・取引先名・取引金額」を入れておけば検索性が確保されるものと考えていますが、一般的にはGoogleドライブの検索機能は改正電子帳簿保

存法に対応できていないとの見解のようです。この点については今後の研究課題です。

中小企業者にとって一番影響があると思われる改正が「電子取引における書面による保存の廃止」です。Amazonや楽天で備品購入した場合やネットで航空券購入した場合など、多くの方は領収書をネットからダウンロードして印刷、印刷物を経理に渡して経費精算し、適切に紙証憑を保存されていると思います。改正電子帳簿保存法では、取引情報の授受を電磁的方式により行う取引を「電子取引」といい、この電子取引は紙に印刷して保存するのではなく、電子データで保存しなければなりません。すなわち、Amazonの領収書データはデータで保存しなければなりません。この対応は企業の大小にかかわらず、全事業者が対象です。なお、電子取引データは「真実性」や「検索性」を確保した状態で保存する必要があります。

真実性を確保する方法は、請求書等保存ソフトを利用してタイムスタンプを付す方法や、データの訂正削除ができないシステムに保存する方法、システムを利用しない場合には、「電子取引データの訂正および削除の防止に関する事務処理規定」を定めて、正当な理由のない訂正削除を防止する方法があります。この事務処理規定は国税庁のＨＰにサンプルが掲載されています。

検索性を確保する方法は、会計ソフトの仕訳データに電子取引データを貼り付ける方法や、請求書等保存ソフトを利用する方法がありますが、件数が少ない場合にはシステム対応せず、電子取引データのファイル名に規則性を持たして検索性を確保する方法があります。例えば、2022年5月1日にAmazonで10,000円の備品を購入した場合、
その領収書データ名を「20220501_Amazon_10000」とし、取引年月日・取引先名・取引金額が検索できるようにして保存しておきます。

これら電子取引データの保存に関する対応は、現時点で対応・整備することが原則です。しかしながら、やむを得ない事情があると認められる場合、2023年12月31日までは経過処置として、紙での証憑保存も可能です。

国税庁HP事務処理規定のサンプル
（https://www.nta.go.jp/law/joho-zeikaishaku/sonota/jirei/0021006-031.htm）