全国中小企業クラウド実践大賞とは、クラウドを活用して新規事業創造、収益向上、業務効率化を実現した中小企業等の実践事例を発掘し、広めていくためのプロジェクトです。
2022年10月12日に行われた「関東・信越大会」より、社内コミュニケーションのDXに関するアクロクエストテクノロジー株式会社の取り組みをご紹介します。
アクロクエストテクノロジー株式会社の概要
■法人名：アクロクエストテクノロジー株式会社
■事業内容：パッケージサービス販売事業、システムコンサルティング事業、システム開発・支援事業、職場改善コンサル、教育コンサル
■設立：1991年3月
■公式Webサイト：https://www.acroquest.co.jp/
「働きがいのある会社ランキング」日本1位を3度受賞
アクロクエストは政府・団体より多数の賞をいただいています。「日本で一番大切にしたい会社」大賞、「働きがいのある会社ランキング」日本1位を3度、そして、「横浜健康経営認証」クラスAAA（トリプルエー）の受賞歴があります。
その理由は、社員がいきいきと働ける仕組みにあります。
弊社でもコロナ禍によりフルリモートワークを開始しましたが、その中で様々な危機が訪れました。「健康の危機」や、「心が伝わりにくい」、「進捗管理をどうするか」といった点です。
私たちはそういった危機を独自の仕組みとクラウドサービス活用で解決してきました 。
リモートワークの課題を解決する5つの仕組み
①健康の危機対策「コーヒーブレイク」
まずは健康の危機の解決です。 私たちは「コーヒーブレイク」という仕組みを継続しています。
毎日15時から15分は、全社員一斉にコーヒーブレイクの時間です。出社時には社員が集合して一緒に体操したりコミュニケーションをとっていました。リモートワークではZoomを介して「リモート体操タイム」「リモートコーヒーブレイク」をしています。
やはり、皆で集まって何かを一緒にやるというのは、精神的に安定するように感じます。特に一人暮らしの社員はずっと一人の部屋で1日中こもって作業しているので、こういった
コミュニケーションの時間は大切だと思います。
②自社開発のノートで進捗管理
そして次は「進捗、ちゃんと出せてる？」という課題です。上司からすると、リモートワークで部下の様子が見えにくくなったので、「仕事をちゃんと進められてるのかな？」という心配がありました。
私たちは自社開発の「AcroDailyCheckNote（アクロノート）」に予定・実績を書いています。 このノートでは、1日の予定と実績を15分単位で管理することができます。物理的に線を引いて予定を立てていくので 「今進んでいる」「遅れている」といったことが一目で分かります。これを見ながら上司-部下間で話すことで進捗や遅れてしまった時の原因を把握していました。
リモートワークになってからは「アクロノート」の写真を社内SNSのteamsにアップし て確認しています。
部下目線でも「上司に見てもらえている」というのは安心感があります。
③原則カメラON、顔を見て話す
そして「心が伝わりにくい」という課題の解決です。やはり対面で会っているわけではないので、リモートワークを始めた当初は「伝わるものも伝わらない」といった感覚がありました。
そこで私達は「カメラON」を前提にし、何でも対面で話す社風を維持しています。オフラインの時にはチームで集まって「ランチしよう」という感じで、直接コミュニケーションを取って部下や周りの社員の様子を把握してい ました。リモートワークではZoomを介して集まって、ランチや懇親会を楽しんでいます。
実はリモートになってからの方が、一つの画面で部下の表情も含めて見えるようになったので、むしろやりやすくなったという感覚があります。
④リモートでも感謝を伝える仕組み
そして次は、気持ちを伝える仕組みです。
弊社には、「ホメキンコン」という仕組みがあります。「感謝を伝えたい」「褒めたい」というとき、「Thanks Card（サンクスカード）」でメッセージを書いて送る仕組みで、オフラインではウサギのバッジとサンクスカードを手渡ししていました。
ただ、リモートでは手渡しはできないので、LINEを利用してサンクスカードと100円を送っています。LINEには全社員が参加していますので、みんなの前で「ありがとう」と伝えたり、褒めたりできるようになりました。
この「全員の前で」というのが、社員にとって嬉しいポイントです。
⑤誕生日には花一輪
そして最後は、全社員が好きな仕組み「誕生日の社員に贈るリモート花一輪」です。
誕生日を迎えた社員が、いろいろな人からメッセージと花一輪をもらえる仕組みです。
「時間をかけて私にメッセージ書いてくれたんだなぁ」と感じ、送る側も「また1年一緒に働けたんだな」「人生の重要な時間を一緒に過ごせてるんだな」といった実感を持つことができ、ポジティブな気持ちが生まれます。
社員が一人一人ずつ花を持ってきて、「誕生日おめでとう！今日飲みに行こうね」といった感じで渡していきます。
リモートワークになってからは、花の写真に社員がメッセージを添えてLINEを送ると言う風にしています。
「もらった側」「送った側」「グループLINE上で共有されたお祝いメッセージを読んでいる側」全員がモチベーションアップするというのが、アクロクエスト社員がこの「花一輪」の仕組みを好きな理由かと思います。
私たちはこのように、社員がいきいきと働ける様々な仕組みをクラウドサービスを活用してリモート化してきました。
なぜ「仕組みのリモート化」を進めることができたのか
なぜ、さまざまな仕組みのリモート化を進められたのか？と皆さん疑問に思われるかと思います。
ポイントはズバリ、全社員で何でも話し合って決める全社員会議です。Meeting of All staff、私たちは「MA」と呼んでいます。月に一度、全社員が参加して会社の方針や制度を決定している会議です。
実は私たちは、給与もみんなで話し合って決めていきます。社員自身の意見で会社を作っ ています。
この全社会議も完全リモートで実施しています。バーチャル背景も、社員からの提案で、背景に「賛成」あるいは「反対」と出すことで、意思表示をわかりやすくしています。
会議中の「ちゃちゃ入れ」もできる独自のシステムをクラウド上に作成しました。私たちはエンジニアの会社なので、すぐに自前で作ってしまいます。気の利いたコメントが流れてくると会議の本題以上にコメントが盛り上がることもよくあります。
このようにわたしたちは工夫しながら楽しんでリモートワークを進めています。
リモートでも心のつながりを大切に
私達は心のつながりこそ、リモート環境でも大事にしたいと思っています。
対面で直接会えないからこそ、心のつながりを感じられることが、精神的な安定感につながっていると実感しています。
ゆえに、社員一人一人が当事者意識を持ってつながるような仕組みを、クラウド活用でリモート化してきました。
これからも全社員で話し合いながら「心のつながり」を忘れず、職場を進化させて いきたいと思います。
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