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第3回 情報共有にチャレンジ!

第3回目のコラムで私の担当は最後になります。「劇的に」と銘打っていながら劇的に変わっていないと思われるかもしれませんが、少しの変化がもとになって、大きな変化を生み出し、日常気付いていませんが、2~3年前に比べると「劇的に変化」しているものです、特にITに関することは…

 最終回のテーマは、「情報共有にチャレンジ!」です。

 中小企業の生産性は低いとよく言われます。「あいつどこ行った?」「社長は今日来るの?」から始まって、「あいつに聞かないとわからない」「社長しか知らない」「社長にしかできない」ことばかりなのですから。

 そんな状態なので、まず、居場所とスケジュールを共有することから始めましょう。「そんなこと事務所のホワイトボードに、本日の行き先や帰社時間が書いてあるから、見ればわかるようになっている」と言われるかもしれません。

 でもそれは、当日の予定や全体的な月間予定で、営業の○○君や社長の明日からの予定は、それを見てもわからないですよね。

 たとえば、社長の今月の予定がわかっていれば、いつまでに決裁の必要な仕事は仕上げなければいけないのか、また逆に営業の○○君の予定を見ていると行かなければならないお客様への訪問予定がないので、社長や上司から訪問予定を入れるように指示したりすることが可能になります。

 スケジュールの共有を紙でするのは大変な作業になります。誰かが中心になってシフト表のようなものを作成し、タイムリーに更新しなければなりませんから、生産性の悪さに輪をかけることになります。

 とは言え、システムを導入するとなると費用がかかり大がかりになるのではないかと心配になります。確かに一昔前であれば、グループウェアを導入するには、サーバーや専用のソフトを用意し、運用できる技術者が必要で、中小企業とっては莫大な費用がかかるものでした。しかし、現在では、開発するに億単位のお金がかかるようなシステムを無料で利用することが可能です。

 例えば、Microsoft社が提供する「Office Live Small Business」では、無料でドキュメントやスケジュールなどのツールが利用でき、情報の共有を図ることが可能で、インターネット経由でどこからでもアクセスできます。運用の仕方によっては、社内だけでなく取引先を含んだプロジェクトにおける情報共有も可能になります。

 中小企業において、情報共有が進まない理由に費用がかかるということと技術的に不安があることが挙げられますが、最大の理由は、経営者が情報共有の重要性を理解していないことです。

 また、グループウェアの導入をしたけれど、その導入の成果が出せず失敗に終わるケースも少なくありません。

 中小企業がグループウェア導入に失敗する理由を3つ挙げるとすると、①社長自身がグループウェアを使わない、②運用のルールが決まっていない、③操作が簡単といえども従業員のITリテラシーが不足している、でしょう。

 中小企業の経営課題に対する取り組みは、なんと言っても社長のリーダーシップです。経営者自身が率先してシステムを利用することがもっとも大切なことです。

 どんな会社でも「営業効率を高めたい」「顧客情報を整理して個別の戦略を考えたい」など経営課題の解決に対するニーズを持っているはずです。こうしたニーズの多くは、 ITを活用することで効果的に実現することができます。

 しかし、まだまだ「IT」というと難しいと考え敬遠している経営者も多いようです。

 確かに、中小企業のIT化は、経営者自身がパソコンに詳しくなく、入社してきた社員が偶然パソコンに詳しいと言ったことから始まります。

 事実これまでは、本格的にITを導入するには担当者のスキルやそれなりのコストが必要でした。しかし、現在ではいろいろな分野でITが浸透するようになり、情報の共有や、セキュリティなど、より低コスト(無料!)かつ簡単に導入が可能になっています。

 折角パソコンを導入しているのですから、Excelで請求書や管理資料を作ることで満足せず、それを第一歩として、自社の経営課題解決のために、一歩一歩段階を踏みながらさらに実践的なIT導入を目指しましょう!

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