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第2回 準備運動その2

暑い日が続きますね。私が住んでいる名古屋は連日猛暑日です。暑がりの私には厳しい日々が続いていますが、皆さんはいかがですか。さて、前回は「準備運動その1」として零細企業がIT導入をする際の注意点(それもほんの入り口)をお話させていただきました。今回はその続きとして、システムの選定方法と、前回紹介いたしましたA社のその後をお話させていただきます。

 会計ソフトを初めて導入する場合、どのように選定したらよいでしょう。前回紹介したA社の経理担当者Bさんのように家電量販店に車を走らせますか?簿記の知識とPCの知識がある程度ある個人事業主で、自分で確定申告書を作成できるという方ならばそれでもよいでしょう。

 零細企業(法人)の場合、法人の申告書をご自分で作成される事業所は皆無に近いと思われます。まず、会計ソフトを導入する理由を考えてみてください。ただ単に帳簿作成を楽にするためだけなのか、それとも会計データを今後の経営に活かしていくのか。その導入理由によって選定される会計ソフトは変わってきます。給与計算もPCを使用して行いたいということになれば、給与計算ソフトと会計ソフトとの連動も考えなければなりません。でも、零細企業のIT導入で最初に考えなければいけないのは、いくらまで出せるのか(予算)かも知れませんが…。

 私が実務で遭遇した事例を紹介いたしましょう。ある日、中小企業の甲社(零細企業ではありません)を訪問すると、会計システムがごっそりと変わっていました。しかもかなりの高額なシステムに(税理士事務所専用のシステム)…。社長に聞いてみると、経理担当者が以前勤めていた会社で使っていたからとのこと。導入したシステムは確かにいいシステムです。しかし、甲社の業績はそんな高額なシステムを導入するほどのものではありませんでした。もっと早く相談してくれればと思う事例です。

 導入がスムーズに行く場合もあります。あるシステム会社の紹介で伺うことになった乙社では、会計・給与・販売管理のシステムを見直したばかりで、伺った時には旧来のシステムを併用している状態でした。担当者に話を聞くと、税理士さんが年配でPCを使った会計の指導をしてもらえないとのこと。というわけで決算までの間、導入・運用支援をさせていただきました。決算後も運用支援を行っていますが、問題は全くありません。

 乙社がシステム導入にかけた金額は甲社の半分くらいだったと思います。甲社と乙社の違いは担当者の考え方でした。甲社の担当者は使いやすいものが一番という考え方、一方乙社の担当者は値段を安くして業務をシステムに合わせるという考え方でした。甲社・乙社ともシステム選定の際、社長は深く関わっていませんでした。

 社長さん! システム選定を担当者に任せっきりにしていませんか?

 さて、前回紹介したA社の経理担当者Bさんはあれからどうなったでしょうか?PC購入後、会計ソフトのインストールで立ち往生していましたが、知人の助けを借りてなんとかインストールすることができました。PCに触れたこともないBさんでしたが、ここで一念発起。パソコンスクールに通うことにしました。PCの基本操作を理解できたころ、封印していたPCに会計データを入力してみることに(ドキドキ)。会計ソフトを起動してみると帳簿メニューに「金銭出納帳」「銀行勘定帳」と表示されています。まず「金銭出納帳」に手書きの金銭出納帳のデータを、「銀行勘定帳」に通帳のデータを入力することにしました。キータッチに慣れていないため、かなりの時間がかかりましたがなんとか入力を完了。それぞれの残高を見てみると”ビンゴ!”よかったですね。Bさん会計ソフト導入の準備運動はできたみたいです。今後はエクササイズ(応用)に移ります。その話は次回で…。

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