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ゼロからのスマート ビジネス第 9 回「変わりゆく IT があなたのビジネスも変える ～ これまでの IT とこれからの IT をどう活かすか」 |
企業規模を問わず、どんな会社でも「営業力を高めるために出先からも情報を確認したい」、「信頼性が第一なので確実な情報セキュリティを実現したい」などのニーズを持っているはずです。
こうしたニーズは IT を導入することで効果的に実現可能です。しかし、「IT 導入」という言葉の印象だけで「難しそう」と敬遠してはいないでしょうか。
せっかくパソコンを導入しているのに「うちは規模も小さいし、ちょっとした表作りで Excel が使えれば、別にそれで…」と諦めてはいませんか？
確かにこれまで本格的な IT を導入するためには担当者に相応のスキルやコストが必要でした。しかし、現在はさまざまな分野で IT が浸透するようになり、情報の効果的な共有や、情報漏えいの防止など、多くの企業が求める分野についてはこれまでのノウハウが活かされ、より低コストかつスピーディに導入が可能になっています。
こうした IT を第一歩として導入し、より自社のビジネスにマッチした複雑なニーズに対しては、段階を踏みながらさらに高度な IT を導入していけばよいのです。
今回ご紹介する代表的な 4 つの IT であり、「これまで」と「これから」という視点でこれらの IT で何ができるかをご紹介しています。今活かせる IT とはどういったものかをぜひ考えてみてください。
IT における一番単純な情報共有は、社内にファイル サーバーと呼ばれる情報の集積所を用意し、指定された場所 (フォルダ) へ必要なファイルをコピーして置いておく…というやり方です。 ただ受け渡しだけであれば、USB メモリや CD-R などをを使うことも考えられますが、ファイル サーバーでの共有は容量を気にすることがなく、なによりスピーディであり、受け渡したい相手が不在でもコピーさえ済ませておけば良いため高い利便性があります。
しかし「IT を活用した」情報共有ではこうした単純なファイル共有だけではなく、社員の在席状態や作業スケジュールなど、あらゆる情報を共有し活用できるようにしたものです。情報に対して協働作業が行えるようになるために、ひとつの案件の実作業から進捗まで総合的に管理でき、案件終了後には社内資産として残すことも可能です。
こうした総合的な情報共有を実現するのが「グループウェア」や「社内ポータル」と呼ばれる IT であり、情報共有や連携を社内だけでなく、遠方にある営業所や取引先などと行えるようになっています。 物理的な距離の壁が無くなったことにより、支店から本社への各種申請作業をシステム上で行うことで、迅速な決済を実現したり、蓄積された各種共有情報を集約、分析して表示できる「ダッシュボード」機能など情報共有を経営判断に活用することも可能です。
情報共有や連携を本格的に IT で実施するためには、Microsoft Office SharePoint Server のようなサーバー製品が必要となりますが、シンプルな機能を小規模で利用するために、 Microsoft Online Services, Office Live Small Business といったインターネット サービスも登場しています。
情報共有や連携の IT 化は複雑な仕組みを覚えることなく、ビジネスへの効果が大きい IT 活用のひとつといえるでしょう。
ほんの数年前までパソコンのセキュリティといえばウイルス感染を防ぐことであり、対策としては各自がウイルス対策ソフトウェアをインストールしておくことでした。 しかし、近年では悪意ある攻撃は多様化し感染パソコンのデータ破壊から、ブロードバンド回線によるデータ流出を目的とした悪質なものが主流になっています。
さらに外部からの攻撃に加え、内部からの情報漏えいが深刻な問題になっています。これは意図したもの、そうでないものを問わず、第三者に対しても被害が派生する場合が多く企業の信頼を著しく損ねます。 現在の総合セキュリティ ソフトウェアは、ウイルスやスパイウェアといった攻撃に対しては威力を発揮しますが、内部からの漏えいに対しては無力であることが多く、せっかくの対策も力不足になってしまいます。
これまで個人個人で対応してきた企業のセキュリティは、組織が管理するべきということで複数のソフトウェアを組み合わせて管理するようになっており、ウイルスの進入防止、情報の暗号化、社員の個人認証など、細かなニーズに対応できるようになってきています。また、こうした複合セキュリティ導入の方法として、専門の IT ベンダー企業が提供するソリューションを利用することもでき、導入のための敷居は低くなってきています。
こうした一括管理はシステム管理者への負担も減らす効果があります。パソコンの使用者と管理者が別になっていることの多い企業では一括管理を行なったほうが圧倒的に効率がよく、万が一の際の感染源や漏えい元の特定も行いやすくなります。
さらにセキュリティを考えるうえでもうひとつ大切な要素が「うっかりミス」の防止です。送ってはいけない相手に個人情報を一斉配信してしまったという事態はセキュリティ ソフトウェアでは防げません。そこで前もってうっかりを防ぐための技術も登場しています。
例えば「IRM」という技術では、ファイルや送信メールを「ファイルに有効期限を定め、以後開けなくなる」「印刷や画面のキャプチャを禁止」「USB メモリなどへのコピーを禁止」「転送の不可」といったさまざまな制限によって流出を防ぎます。
これらの機能はたとえ権限のある人間によって外部にコピーされたとしても、ファイルそのものにセキュリティが有効になっているため第三者はファイルを開くことができません。 なお、Microsoft Office Professional Plus 2007 などの IRM 対応の Office では、簡単な操作で IRM を利用することが可能です。
次のページではモバイルなどを使った社外からのアクセス”と、"コミュニケーション" において最新の IT の活用方法についてご紹介します。[→ 次のページ]
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