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第 11 回 : クラウド サービスの活用で 多様性のある働き方を支援

育児や介護の支援、通勤時間の短縮、ワーク ライフ バランスの実現などにより、在宅勤務が注目されています。社員全員ではなく、会社から認められた一部の社員が、週に数日だけ在宅勤務を実施するなどの対応で運用している企業もあります。優秀な人材の確保や、社員の能力を最大限に引き出して活用するための手段として、有効だと認識されているからだと思われます。

企業で在宅勤務を実施するには、会社と社員の信頼関係はもちろん、業務評価の方法も "業務時間" から "業務上の成果" に変更するなど制度上の変更も必要になります。しかし、それらの前に、そもそも在宅勤務を実現するための仕組み (インフラ) が必要です。今回は、在宅勤務を進める上で、クラウド サービスの有効性について説明します。

業務上の必要なデータは クラウドで管理

業務上のファイルなどのデータは、クラウド サービスのポータルに保存しておくと、自宅からでもアクセスできます。セキュリティの観点で、すでに業務上のデータを自分の PC に保存することを禁止している企業もありますが、すべてクラウド上のサービスに保存するようにすると、業務で使うノート PC を自宅に持ち帰らせても安心です。たとえ PC 本体が、盗難や紛失、または破損した場合でも、大事な業務データはクラウド上に保存され守られています。

マイクロソフトでは、「SharePoint Online」というクラウド サービスを提供しています。ファイルには、部門や人に対してアクセス権の設定もできますので、役職や部門に関わらず、在宅勤務を進めることができます。「SharePoint Online」を使った社内の情報共有の詳細は、こちらをご覧ください。

在宅でも 会社にいるのと同じ環境で メールを読める

会社ではデスクトップ PC を使っていて、自宅や外出先用にノート PC を使うなど、シーンによって複数の PC の使い分けをしている方も多いと思います。また、自宅作業では社員個人の PC を使う場合もあるかもしれません。その場合、在宅勤務を進めると、お使いのメール システムによっては、不便で効率が悪い状態になってしまいます。たとえば、POP メールというメール システムの場合、出勤の日に会社の PC に届いたメールは、在宅勤務の日に自宅の PC で読むことができません。そのため、在宅勤務の日でも読めるように、いちいちフリーのメールアドレスなどに転送するなどの対応が必要となります。また、出勤の日に取引先に送ったメールが、在宅勤務の日に自宅の PC では読めません。自分が取引先にどのような内容で、いつ送ったかの記録がなくなるため、在宅勤務の日に備えて、自分宛てにメールを転送しておく必要があります。このような場合、メールの重複などで業務が混乱する可能性があります。

しかし、クラウド サービスのメールを使うと、すべてのメールはクラウド上で管理しており、会社でも在宅勤務の日でも、同じクラウド上のメールを読みに行くため、常に同じ環境となります。マイクロソフトでは、「Exchange Online」というクラウド サービスを提供しています。「Exchange Online」を使ったクラウド メールのメリットはこちらをご覧ください。

在宅で 自分の状況を常にお知らせ

在宅勤務をしていると、子供の世話や介護などで、PC の前に常にいることができない場合があります。マイクロソフトでは、「Office Communications Online」というクラウド サービスに、自分の状況をお知らせできる「プレゼンス機能」があります。これには、前回のコラムでもご紹介しましたが、信号のように自分の状況を設定でき、会社にいるメンバーは、マイクロソフトのクラウド サービスの至るところで、常にその状況を確認することができます。「Office Communications Online」を使ったプレゼンス機能については、こちらをご覧ください。

在宅で会議に出席する

在宅勤務の日でも WEB 会議を通じて、出社しているメンバー同様に会議に参加することができます。会議参加メンバーが全員在宅勤務の場合も可能です。マイクロソフトでは、「Office Live Meeting」というクラウド サービスを提供しています。これを使うと、インターネットにつながる環境があれば、Excel や PowerPoint などのファイルを参加者全員で共有しながら会議を進めることができますので、電話による音声会話だけでは伝わらない情報も共有することができます。「Office Live Meeting」を使った WEB 会議の詳細についてはこちらをご覧ください。

クラウド サービスを使って 在宅勤務でワークライフ バランスを推進した事例

このように、マイクロソフトのクラウド サービスは、在宅勤務を進める上で非常に有効なインフラになります。実際に成果をあげている企業の事例として、2010 年に中央区ワークライフバランス推進企業に選定された、株式会社ダンクソフト 様の事例をご覧ください。

マイクロソフトのクラウド サービス

マイクロソフトでは、中小企業のお客様に安価で信頼できるクラウド サービスを提供しています。詳細はこちらをご覧ください。

2011/11/29 16:29:16

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