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第 8 回 : WEB 会議で出張費用と移動時間を節約

地方に支店や営業所があると、社内の情報共有や打ち合わせのために出張しなくてはなりません。特に売り上げ報告などの定期的な会議の際にいちいち出張していると、交通費や宿泊費などの出張費用がかさんでしまいます。また、移動時間のロスも見過ごせません。たとえ 1 時間の移動でも積み重なると何時間にもなり、それらが本来の業務にさける時間と考えたら、いかに貴重であるかを理解できます。 また、経費削減のために出張を減らすと、担当者間で直接話をする機会が減り、様々な行き違いが生じてビジネスが停滞する恐れがあります。
今回は、遠く離れた社員同士が出張しなくても、実際の会議と同様の効果が期待できる、クラウド サービスを使った WEB 会議についてご紹介します。

会議で出張費と時間がかかる : 本社と営業所の会議、交通費もかかるけど移動時間が無駄

電話会議でのコミュニケーションの限界

最近は電話機の性能が高いので、複数のメンバーで電話会議を行う場合もあるかと思います。ちょっとした簡単な打ち合わせであれば、電話だけでも不便はないですが、資料の説明が必要な場合は難しくなります。特に図や数字、グラフが入った資料、複数ページにわたる資料を、電話のみで情報共有するのは難しくなります。

マイクロソフトのクラウド サービス Office Live Meeting の活用

マイクロソフトがクラウド サービスとして提供している Office Live Meeting は、このような出張や遠隔地とのコミュニケーションに関するお悩みを簡単に解決できます。 パソコンを使って、同じ資料を見ながら複数メンバーで会議をすることが出来ます。また、カメラを取り付ければ、お互いの顔を見ながら話ができるので、実際の会議室にいるような感覚で、臨場感ある会議を行えます。

Web 会議で実際の会議室にいるようにミーティングできる : 互いに顔が見える、同じ資料が見える

外出していても、インターネットがつながる環境と PC があれば、その場から参加できます。さらに、Live Meeting の会議内容は録画できるので、議事録を取る必要はなくなりますし、当日参加できなかったメンバーも後日確認することができます。相手の PC にないアプリケーションでも、Live Meeting 上でプレビューするため、「ファイルが開けない」と困ることもありません。

このように、物理的に離れていることを不便に感じさせない機能が盛り込まれ、同じ場所での会議とほとんど変わりのない環境を 1 ユーザー 月470 円からの格安で利用することができます。ぜひ、利用料金と会社の出張費とでコスト比較してみてください。今までの生産性を保ちながら、コスト削減が可能です。

マイクロソフトのクラウド サービス

マイクロソフトでは、中小企業のお客様に安価で信頼できるクラウド サービスを提供しています。詳細はこちらをご覧ください。

2011/11/29 16:27:26

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