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第 7 回 : 社内の手続きもクラウドで自動化

出張や接待の申請から、顧客へ提出する見積もりの値引き率まで、社員が申請をあげて、管理職が承認するという流れがビジネスを進める上で存在します。このような基本的な業務の一連の流れをワークフローと一般的に呼ぶことが多いですが、大企業では、すでに IT システムですべてを完結できるところも多くなっています。しかし、まだまだ専用の用紙に社員が記入して稟議をまわしたり、電子化されていたりしても、Excel のフォームに入力したものを結局印刷して、紙を社内でまわしているということをよくお聞きします。 今回は、マイクロソフトのクラウド サービスを活用した、便利で簡単なワークフローについて解説します。

ワークフローがないと何が困るか?

中小企業では、申請や承認という仕組みを特にルール化しておらず、社長が口頭で承認を出してビジネスを進めている場合も多いようです。しかし、書面やシステムなどで記録をつけておく仕組みがないと、後日、言った言わないなどの問題が生じる場合があります。出張や接待などであれば、あまり問題にならないかもしれませんが、顧客に提出する見積もりの割引率などは、今後のビジネスに継続的に大きな影響を与えかねません。また、さまざまな手続きがルール化されていないと、ミスの発生など、社員個人が個別に対応することで効率が悪くなります。

ワークフローを電子化するメリット

また、紙で申請・承認をする場合は、社員は記入の手間がかかり、他の文書の流用ができず、作業を簡略化できません。紙の保管場所も必要になります。さらに、他の書類に紛れて紛失するなどの恐れもあります。また、以前の情報を探したい場合に、検索することが難しく、日頃からの整理に手間をかけなければなりません。

マイクロソフトのクラウド サービス SharePoint Onlineを活用

SharePoint Online には、申請から承認といった簡単なワークフローの機能があります。以下に、顧客に提出する見積もりについて、申請から承認までの機能をご紹介します。

1. SharePoint Onlineに「申請書類」をアップロード
2. 未承認欄に格納される
3. 管理職が承諾
4. 承認欄に格納される

SharePoint Online上で、承認・未承認の案件を一覧で見ることができるので、管理職・社員ともに案件の状況を確認することができます。案件の状況も入力するルールにしておくと、営業の商談管理として使うこともできます。

マイクロソフトのクラウド サービス

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2011/11/29 16:26:52

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