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第 6 回 : ビジネスで利用するための情報共有のしくみ

社員の生産性を向上させるために、共有のディスクやファイルサーバーを用意して、共有フォルダで情報共有を進めている企業もすでに多くなっています。またファイルの共有だけであれば、インターネット上のさまざまな無料のサービスが提供されています。しかし、ビジネスで長期的に活用するには、いろいろと不便で安心できない面もあります。今回は、マイクロソフトのクラウド サービスを活用した、安心安全で便利な情報共有について解説します。

情報共有における問題点

共有フォルダなどで社内の情報共有を進めている企業でも、ビジネスを進める上で様々な不便や問題が発生しています。

・必要なファイルをすぐに見つけられない

せっかく共有フォルダを用意しても、ルールを決めて整理して保存しなければ、必要な時に必要なファイルを見つけることができません。特にファイルの数が多くなってくると、探している時間があれば新規で文書を作成した方が早い、という笑えない話もお聞きします。

・必要なファイルが無くなってしまう

全社員が自由に共有フォルダにアクセスできると、操作のミスで誤ってファイルを削除してしまう、ということも起こります。削除してしまったものが重要なファイルだった場合、取り返しがつかない事態になってしまいます。

・正しいファイルが維持できない

共有のファイルは、誰もが自由に開いて、文書の雛形として利用できるようにしているのが一般的です。変更したファイルに別の名前をつけて保存すれば問題はありませんが、うっかりそのまま上書き保存してしまうと、元の情報は残りません。全社で共有すべき正しい情報を維持できなくなる可能性があります。

・機密情報も共有してしまう

給与や経理情報、個人情報などの機密情報は、たとえ社員といえども自由にアクセスさせるべき情報ではありません。しかし、業務上の都合で誰もがアクセスできる共有フォルダに保存している企業がほとんどで、機密情報の漏えいリスクがあります。

マイクロソフトのクラウド サービス SharePoint Online を活用

SharePoint Online は、ビジネスで情報共有するために、様々な便利で安心できる機能があります。前述したビジネスの情報共有でよくある問題もすべて解決します。

・高速検索機能

簡単で、しかも高速に検索できる機能がありますので、必要なファイルを探すのに時間がかかりません。

高速検索で直ぐに目的のファイルが見つかる
・ファイルの復元、バージョン管理の機能

間違って削除されてしまった場合でも、一定期間内であれば、簡単にファイルを復元できます。また、バージョン管理機能を有効にしておけば、新たにファイルを更新するたびに、古いバージョンが自動的に保存されます。間違えて誰かが上書きしても、元に戻すことも可能です。

うっかり上書きしてしまったファイルを復元できます
・詳細なアクセス権限設定機能

文書ファイルの作成者自身が、個別のファイル毎にアクセス権を持つ担当者を設定することができます。権限のない従業員に対しては、機密ファイルの存在そのものすら知らせない仕組みが簡単に整えられます。より安全に、様々な機密性の高い情報を、社員で共有しつつ保護することができます。

個別のファイル毎にアクセス権を持つ担当者を設定

マイクロソフトのクラウド サービス

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2011/11/29 16:25:48

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