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第 5 回 : クラウドを使った 社内の情報共有の促進

スケジュール以外にも、さまざまな情報を社内で共有することで、より一層、社員の生産性を向上させることが可能です。物理的に離れた支店や営業所との情報共有はもちろん、同じ本社に所属する社員同士でも情報共有することで、無駄な工数を削減したり、仕事上のノウハウを共有することで生産性を上げたりすることができます。これは社員の人数が少ない場合も、例外なく当てはまります。今回は、特にマイクロソフトのクラウド サービスを活用した情報共有のメリットについて解説します。

どんな情報を共有すると便利か?

・提案書や見積書、商品企画書などの さまざまなファイルのデータ

マイクロソフトの Office を使って、お客様に提出する提案書や見積書など、社員ひとりひとりがそれぞれ個別に作っている資料が多数あります。そういった資料を社内で共有すると、次に他の社員が似たような資料の作成が必要なときに、ゼロから作るのではなく、多くの部分は流用し必要な部分だけ修正することで、資料作成時間を大幅に短縮できます。ファイルサーバーなどに共有フォルダを作り資料を共有されている会社もありますが、整理できないがために何がどこにあるのかわからなくなってしまっていて、目的のファイルを探すのに時間がかかっているケースが多いようです。したがって、情報共有する仕組みも重要です。

・顧客データと商談の情報共有

営業が名刺交換した取引先などの顧客情報は、データ化されていなかったり、社員の個別の PC に保存されていたりすることがよくあります。人事異動で担当変更になった際の引き継ぎや、展示会の案内などのマーケティング活動、年賀状の発送などの事務作業を全社的に実施することが非常に面倒です。また、個人情報を個人の PC に私蔵することも個人情報保護の観点で好ましくありません。会社として一括情報管理し、アクセス権も必要な社員のみに制限するなどの対策が重要です。また、顧客情報だけでなく、合わせて商談状況や営業履歴などを全体でまとめて管理できると、売上の見込みなども立てやすく経営に生かすことが可能です。

・問い合わせやクレーム情報の共有

お客様からのさまざまなご質問や問い合わせ、時にはクレームのお電話などを受けることもあると思います。そこで、たまたま電話をとった社員がクレーム対応したり、問い合わせのたびに個々に調べてお客様への対応をしたりすると効率も悪く、お客様にもお待たせすることになり、顧客満足度の低下につながりかねません。過去にお問い合わせいただいた内容と回答、クレームと対処方法などを情報共有すると、次回同じような問い合わせやクレームがあった場合に、迅速に対応できます。

マイクロソフトのクラウド サービス SharePoint Online を活用

SharePoint Online は、簡単にいうと、社内向けのホームページです。インターネットの Web サイトのようなページを使って、社内の情報共有の仕組みとして活用できます。

SharePoint Online の画面イメージ

前述した提案書や見積書などの Office 文書も、説明をつけてわかりやすく情報共有することができます。また、顧客情報や経理情報などの取り扱いに注意すべき情報や機密情報などは、社員ごとにアクセスできる、できないの設定も可能です。

Office 文書の情報共有の例 (サンプルデータを利用しています)
商談の情報共有の例 (サンプルデータを利用しています)

また、クラウド サービスですので、インターネットにつながれば、地方の支店でも外出先のスマートフォンからでもアクセスできるので、物理的な制約はなく社内外で情報共有を進められます。

本社 / 営業所を気にせず 情報やファイルを共有できる

マイクロソフトのクラウド サービス

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2011/11/29 16:24:59

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