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第 4 回 : クラウドを使ってスケジュール調整を簡単に

「部下の予定がわからない」、「関係者が全員出席できる日時で会議を開催したいが、メールや電話で確認しているのですごく時間がかかる」など、ビジネス上、予定の確認や調整で時間を取られ苦労されるケースが多いです。最近は、WEB ベースで社員の予定を共有できるサービスなどが提供されていますが、使い勝手が悪くてあまり活用できていないという声をよくお聞きします。
今回は、マイクロソフトの Outlook というソフトウェアと、クラウド サービスを活用したスマートなスケジュール調整について解説します。

スケジュール調整に関してよく聞く問題点

・IT を使わないことによる生産性の低下

予定は各個人それぞれの手帳にのみ記載されている、壁に貼り付けているホワイトボードに書き込んでいるなど、IT を使って予定を共有していない企業もまだまだ多いようです。例えば会議でも、メンバーの予定の確認、会議室の空き状況の確認、プロジェクターなどの機材の確認など、意外と調整を要することが多く、社員の生産性を下げる原因になっています。

参加者、日時の調整、会議室のやりくり、プロジェクターなどの機材の調達がたいへん
・IT を使うことによるコストアップ

先ほども記載しましたが、最近は、中小企業でも WEB ベースで社員の予定を共有できるサービスを使われることが多くなってきました。しかし、電子メールは別の業者と契約して使用しているケースが多く、社員の情報共有のための IT コストが多くかかっている企業も多いようです。

・IT を使っているが使いこなせていない

せっかく WEB ベースの予定表共有サービスを導入しても、メンバーの空いている予定を確認するのに手間取ったり、勝手に予定を入れられていて気づかず予定をすっぽかしてしまったり、結局メールでメンバーに都合のいい日時を確認したり、会議のお知らせをメールで受け取ったが予定表に入れるのを忘れていたりなど、うまく活用できていない企業も多いようです。

コストと利便性

Outlook とクラウド サービスを活用

マイクロソフトの Outlook とクラウド サービスを使うと、予定の調整にかかる労力を格段に減らすことが可能です。社員も本来の業務に集中できるので、生産性のアップが期待できます。

・社員の予定、会議室、備品などの予約状況が一目でわかる

社員の予定だけでなく、会議室やプロジェクターなどの備品の貸出予定も含めて一覧で並べてみることができます。空き状況が一目でわかるので、会議の調整も簡単です。

社員の予定・会議室・備品などの予約状況が一目でわかる
・メールと予定表が連携

Outlook というソフトは、メールと予定表が合体しており、お互い連携する仕組みになっています。例えば、会議開催のお知らせのメールが届いた際に、そのメールに付いている "承諾" ボタンを押すと、自動的に自分の予定表に会議の予定が入ります。また WEB ベースの予定表のサービスと電子メールを別々に契約している場合は、1 つの契約にまとめることができます。

メールと予定表が連携

マイクロソフトのクラウド サービス

マイクロソフトでは、中小企業のお客様に安価で信頼できるクラウド サービスを提供しています。詳細はこちらをご覧ください。

2011/11/29 16:24:09

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