ビジネスの競争力をアップする!経営者のためのすぐわかるクラウド講座

第 3 回 : クラウドメールによる生産性の向上

社内や取引先との連絡手段として、電子メールを活用されている企業が多くなっています。特に電子メールはお互いのやり取りの記録が残るため、電話のように、やり取りした結果を忘れてしまうなどの記憶違いによる "言った、言わない" のコミュニケーション ミスが減り、取引先との連絡手段としては、今や不可欠なツールと言えるでしょう。

今回は、この電子メールをクラウド化するメリットについて解説します。

現在のメールの問題点

現在、多くの中小企業では POP メールというメールシステムをお使いです。詳しい説明は省きますが、このシステムは、自分宛てに届いた電子メールをお使いの PC に取り込む仕組みになっています。これにより、仕事をする上で、多くの不便で生産性が悪い結果を引き起こしています。

・1 台の PC しか電子メールが読めない

電子メールが PC に取り込まれてしまうため、その PC でしかメールが読めません。それ以外の、例えば、自宅の PC や出張用のノート PC では、メールが読めません。

・PC が変わると同じメール環境にならない

会社の PC 以外でメールを見るために、会社のメールを Hotmail や Gmail といった無償の WEB ベースのメールに転送して、他の PC で見ているという方もいるようです。この場合、受信メールはなんとか読めても、自宅で取引先に送信したメールが会社の PC では読めない、自宅で一度読んだメールが会社の PC では未読のままになっているなど、PC が変わるとメールの状態も変わってしまうため、生産性を下げる原因となっています。

・PC が壊れたらメールが無くなってしまう

常にバックアップを取っていれば問題はないですが、万一 PC が壊れてしまったら、今まで取引先とやりとりしていたメールはすべて無くなってしまい、取り返しのつかないことになってしまいます。

クラウドメールのメリット

メールシステムをクラウド メールに変更すると、電子メールは PC に取り込まれてしまうのではなくクラウド上で管理されるため、上記のような問題点がなくなります。

・どの PC でもメールが読める

メールはクラウド上のデータセンターで管理されるため、インターネットさえ繋がれば、どの PC からでもメールが読めるようになります。

・会社でも自宅でも出張先でもメールが読める

電子メールはクラウド上で管理され、どの PC からもクラウド上の同じデータを見に行くことになり、常にメールを見ることができます。今流行りのスマートフォンでもメールを読むことができるので、外出先でも手軽にメールのチェックができます。もちろん送信済みメールも、どの PC でも読むことができます。

クラウドメール - いつでもどこでもメールが見られる
・PC が壊れてもメールは残る

万一 PC が壊れても、電子メールはクラウドで管理されているため、他の PC を使えばすぐにメールを読むことができます。PC が壊れても、仕事への影響を最小限に抑えられます。

クラウドメール - 安全安心なメール環境

マイクロソフトのクラウド サービス

マイクロソフトでは、中小企業のお客様に安価で信頼できるクラウド サービスを提供しています。詳細はこちらをご覧ください。

2011/11/29 16:22:55

  • 前の投稿

Google Adsense