社外で業務を行う社員が多い企業にとって、スケジュール管理ツールは重要である。中でも、Exchangeサービスは注目されているスケジュール管理ツールだ。採用事業を行う株式会社プロッソは、これまでグループウェア製品でスケジュール管理をしていたが、Exchangeサービスに変更。果たして、Exchangeサービスにどのようなメリットを感じたのだろうか。

株式会社プロッソは、中途採用を中心とした人材紹介や採用企業側のコンサルティングを行う業務の特性上、社員はクライアント先で業務を行うことが多い。そのため、ITを利用したスケジュールシステムで社内情報を共有していた。
しかし、それは多くの問題を抱えていた。モバイル端末で使用した場合、処理スピードが遅い。また、システムの同期がスムーズに行われず、スケジュールが重複してしまうこともしばしば起こっていた。それらを解決するために、専用サーバーを導入するなどの方法が考えられたが、コストの問題が発生する。また、システムの知識が深い社員がいないため、何らかのトラブルが起こったときに、スムーズな対応が出来ない。代表取締役社長の牛久保潔氏は、「保守運用にかける手間を、いかに簡素化するか」ということを、大きな課題と考えていた。

そんなとき、たまたまクライアント先でExchangeサービスが導入されたoutlookを使用したという。「outlookを改めて使ってみたところ、やはり良いなと。メールにしてもスケジュールにしても、わかりやすく、非常に扱いやすかったんです。」（牛久保氏）

そこで、以前から使用していたホスティングサービスのサービス更新時期に合わせ、Exchangeサービスの導入を検討し始めることとなった。

Exchangeサービスは、GMOホスティング＆セキュリティ株式会社に発注。GMOホスティング＆セキュリティの提供する「Exchangeサービス」は、柔軟性の高いシステムで無駄なコストを発生させないのが特徴だ。

「Exchangeサービスを利用する方の中には、スケジュール管理機能まできっちりと利用したい方と、メール機能だけでOKという方などがいると思います。そういった場合に、同じドメイン名で通常のPOPメールとExchangeメールを併用することが可能です。」（GMOホスティング＆セキュリティ株式会社 大竹通孝氏）
このように使用したいものを使用したい分だけ導入が可能なので、無駄なコストは削減できる。さらに、定められたディスク容量を振り分けることが出来るので、使用しないディスク容量を他人に分け、無駄なコストを発生させないようにすることが可能だ。アカウントを1つから作成できることも魅力の一つ。中小企業のように少ない社員数でもExchangeサービス導入を検討できる。

また、サポート体制も充実している。GMOホスティング＆セキュリティは、無料電話サポートや30日返金保証を実施。また、サーバーのメンテナンスについても、専任のスタッフが行う。

導入時にはこんなエピソードもあったそうだ。「夜中に問い合わせをしたこともあったのですが、朝には返事をしてくれたときもありましたね。そういったことは、ありがたかったです。」2週間の導入期間で、十数名いる社員のメールやスケジュールデータを全て移行し、大きなトラブルも無くスムーズに作業が行われた。

牛久保氏はシステム導入について、このように考えている。「弊社は社外で業務を行う社員が多いもので、そういった現場の人間にとっていかに利用しやすいシステムを導入するかっていうところが大切だと思っています。」Exchangeサービス導入で業務効率をアップさせたことは、その点においても成功したといえる。

採用事業とITの関係について、牛久保氏はこのように語る。「今後、採用事業を充実させていくには、ITを如何に活用していくかも大切だと考えます。企業は数百万とも言われる転職希望者から、良い人材を欲しがっています。その膨大な数の中で、より多くのニーズを満足させていくには、人の手では対応しきれません。ITを活用することがマストです。また、日本の人材紹介料はまだまだ高価だと感じています。コストの削減を実現するために、広告費を最小限に抑え、自社のWebサイトの採用情報を充実させる。こういったことで効率的な採用が出来ると思うのです。」

牛久保氏が語るように、今後ITは採用事業とさらに深い関係になっていくだろう。