企業の広報活動は、カタログやダイレクトメール、Webサイトのほか、規模が大きくなると専用のPR誌など、多岐にわたります。有限会社クリエイティブランド ( 以下、クリエイティブランド) では97年より、大手メーカーや IT 関連企業などの広報支援を中心に、企業と顧客のコミュニケーションを活性化するための各種ツールを企画、制作しています。最近では、カタログなど紙ベースのツールからWebサイトやメールを使ったマーケティングなど、情報発信の形態も変わってきましたが、企業が伝えたいメッセージを顧客向けに編集しデザインするという本質の部分は変わっていません。アウトソーシング先であると同時に、その企業の一部となり、「どう表現すればより正確に伝わるか？」「目的とする顧客層にはどんな方法が最適か？」といったことにまで踏み込んで企画を立てる必要があります。

このように、高度なクリエイティブ業務において、会社のチカラはスタッフ個人の能力に頼るところが大きくなります。また、編集を中心とした企画が重要になるため、作業を複数のスタッフで分担することが比較的難しいのもこの業種の特徴といえます。クリエイティブランド代表取締役の櫻井純男氏にとって、スタッフ間の情報交換をスムーズにして、プロフェッショナルな業務を細分化することが大きな課題でした。

「企画、制作の業務で本当に仕事ができる人材を見つけるのはなかなか難しい。それでも、作業を細かく分ければ、そこでプロとしての仕事ができる人は探すことができる。それならば、社内の恊働システムを充実させればいいのではないかと考えました。制作のクオリティを安定させつつ分業化を実現するためには、誰もが使いやすい情報共有の環境が必要だったのです」。(櫻井氏) 以前からグループウェアも導入していた同社が、さらに共同作業の質を高める環境として注目したのがExchange Serverを使ったホスティング サービスでした。

Exchange Serverのホスティングサービスは、Microsoftのパートナー企業が提供するサービスで、メールやスケジュール管理などを Outlookの使い慣れたインターフェイスで利用することができます。通常こうした機能を実現するには、自社内にサーバーを構築する必要があるところを、ホスティングサービスを利用すれば、社外のセキュリティが確保されたサーバーを使って便利なグループワーク環境をすばやく利用できるメリットがあります。櫻井氏が情報共有の基盤として求めていたものは "柔軟なスケジュール管理" とそれに社外からアクセスするための "モバイル対応機能" でした。以前に導入していたグループウェアでは、その点で見直す必要が出ていたのです。

「たとえばカメラマンのスケジュールを押さえる場合など、スタッフが問い合わせをして今週一週間の空き状況を共有すれば、同じことを別のスタッフが問い合わせる必要がなくなります。以前は、"御社に頼まれた仕事がその日に入っています" ということが起こっていました」。(櫻井氏)

クリエイティブランドでは当初、自分たちの目的に合わせたグループウェアをオーダーメイドで発注する計画を立てていました。しかし、予想以上の費用がかかることが分かった時点で、Exchange Serverを中心としたプランに変更、マイクロソフトのサイトで情報収集を開始しました。そこで見つけたExchange Serverホスティングサービスを調べていくうち、外部にサーバーがあることで管理コストが削減できる点や高いセキュリティが確保できる点、さらに自宅やモバイル環境で会社と同じようにアクセスできる点などのメリットを感じるようになりました。最終的に、株式会社ピーエスシーが提供する「P-BERRY」を導入することに決定した理由を櫻井氏は「モバイル対応の充実度と、社内の人数に適した導入プランがあったこと」と言います。また「P-BERRY」は、10 メールボックスからリーズナブルに導入できる点が特長的で、小規模の事業所でも最適なスケールで利用を始めることが導入の大きな決め手につながりました。

クリエイティブランドでは、当初Exchange Serverは "大企業のもの" という印象を持っていました。しかし、ホスティング サービスという選択肢が増えたことで、小規模でも十分にメリットが得られるという実感を得たと言います。

「Exchange Serverを導入したいと思っても、実際に社内に入れるとなると買うだけではなくて、その後のメンテナンスをどうするか?といったことも含めて考えなくてはなりません。そう思ったとき "これは大企業のものか" と少し落胆したんですね。大企業は良いものを使って効率化ができて、どんどん利益率が上がって…となるのだけれど、小規模な会社はITの進歩を享受できないのかと。その意味では、ホスティング サービスによって導入の敷居が低くなった意味は大きいと思います」。(櫻井氏)

Exchange Serverの導入によって現在は、社内だけでなく直行直帰など外出先のスタッフとも連携がとれ、マネージメントの面でも管理の中枢として機能していると言います。企画、制作の業務では、1 つの企画に関連する案件がいくつも派生し、それが個々に分かれてしまうことがあるため、同社では今後、さらに Exchange Server ホスティング サービスを活用して、進行管理や経費管理の面でも利用していく計画を進めています。