お茶やジュース類を中心とした飲料水の製造販売において、近年では食物繊維やアミノ酸など、機能性の高い製品が多数登場し、業界の競争は活発化しています。

そうした中、2003 年に持株会社制へ移行したサッポログループは、「酒類」「飲料」「外食」「不動産」の 4 事業会社を中心とする体制で運営されています。この再編にともなって、飲料事業を担当するサッポロ飲料株式会社 (以下、サッポロ飲料) では、事業会社として社内の情報インフラを抜本的に整備する必要が出てきました。
自動販売機の管理やSCM、販売管理、会計など、さまざまな基幹システムの見直しが行われる中、情報共有のためのシステムも見直しが図られました。当初、サッポロビール株式会社 (サッポロビール) が導入していたグループウェアを同社でも採用する検討が行われましたが、サッポロビールが段階的にExchange ServerとSharePoint Portal Server (SPS) 2003 *1への移行を決定したことから方針を変更、独自の情報共有環境の構築に乗り出すことになりました。当時の状況について、サッポロ飲料 取締役の宮川徹氏は次のように語ります。

「社内システムの刷新はデータウェアハウス *2 として行う必要があったため、1 つずつ 1 年ごとに進めていたのでは機能しません。すべて一斉にやり直す必要があり、2004年から2006年まではそのための2年間と位置付けました。情報共有システムについてもその一環で、“分散する情報の一元管理”や“情報ナレッジを蓄積する仕組み作り”、“従業員からも情報発信できる双方向性”など大きなテーマとして最初に取り組んだ内容です。」(宮川氏)

従来、同社の情報共有は、全社員のうち100名ほどがサッポロビールと同じグループウェアを使い、他の社員への営業情報は社内ホームページを通じて行われていました。しかし、あくまで一方向からの情報提供であったためあまり見られていない状況が続き、社内にある多くの情報が個人に帰属しているという問題があったといいます。 この問題を解決し、情報の蓄積や双方向でのコミュニケーションを目指して、さまざまなグループウェアの検討が行われた結果、インフラとして最適と判断されたのがExchange Serverの利用でした。

同社では以前から電子メールにOutlook Expressを使っていたため、最初に注目したのはOutlookと同じインターフェイスで利用できるExchange Server 2003のスケジュール管理と会議室予約でした。また、社内のさまざまな文書を共有するためのパブリック フォルダ *3 も重要だったといいます。全国の支社や研究所などを含めて18拠点をExchange Serverでつなぎ、 メール ソフトウェアに Outlook を使えば、簡単にスケジュール管理やファイル共有、さらには社外から携帯電話によるメール チェック (モバイル アクセス) も可能になります。さらに決め手となったのは、「Exchange Serverホスティング サービス」の存在です。通常、Exchange Serverの導入と運用には専門的な知識や専任の管理者が必要になりますが、マイクロソフトのパートナー企業が提供するこのサービスを使えばアウトソーシングが可能で、導入だけでなく運用においても安全性と可用性が確保できるのです。こうした理由から、ごく早い段階でExchange Serverの導入が決まり、各部署に 1 つずつパブリックフォルダが作られたほか、営業関連情報、人事総務部関係の諸届け、規定集、提案書など、さまざまなパブリックフォルダが共有されました。これにより、たとえば北海道支社で特別な提案があった場合などもパブリックフォルダを経由して社内で共有できる環境が整いました。こうした運用の改革について、同社 経営戦略部副課長 笹沼典史氏は次のようにいいます。

「Exchange Serverのホスティングサービスを調べていくうちに、ネットワークのインフラとサーバー環境、さらにはソフトウェアも含めてアウトソーシングしたほうが合理的だと考えるようになったんです。特に私たちのようなITが本業ではない会社にとって、実際の構築や運用の部分はプロに任せてしまったほうが、結果的にコスト削減につながると思います」。(笹沼氏)

さらに同社では、Exchange Serverの共有機能とブログ システム *4を組み合わせて、各種の社内情報をリアルタイムにやり取りできるボータルサイトを立ち上げました。経費精算や勤怠管理などの社内システムもすべてこのポータルサイトから利用できるため、日常的な情報の窓口として従業員に活用されるようになったといいます。

サッポロ飲料では、Exchange Serverとブログを組み合わせた新しい情報共有システムの稼動によってさまざまなメリットが生まれ、同時に業務フローにも変化が生まれてきました。まず、紙を印刷して配らなくなったほか、FAX でのやり取りもほとんどなくなり、すべての文書がExchange Server上で再利用しやすい形で蓄積されるようになったのです。会議室予約は、しばらく従来の紙と併用する期間があったものの、ごく自然な流れでネットワーク上だけの管理に移行されました。また、「1 日 1 営業情報」の習慣も始まり、“渋谷のランキングでうちの製品がトップになりました”といった情報が、ほとんどリアルタイムで全社に行き渡るフローが確立しています。

「最初は、情報をシステム化するということを“計算ができる”とか“効率化できる”と考える人もいたのですが、運用が始まって実際に使ってみると“実は情報を共有することが一番大事なんだ”と気付く人は多かったようですね」。(笹沼氏)

「インフラの中で自分自身が情報発信できるようになったことで、“自信を持っていろいろな意見やアイデアを出せようになったし、営業ツールとしても使えるようになった”、“他の人がどういうことを考えているのかわかるようになった”という効果は大きかったと思います」。(宮川氏)

情報共有の基礎部分にExchange Serverホスティングサービスを置いたことにより、同社では管理や運用の面で専任のスタッフを割り当てることなく、安定的な利用が可能になっています。そういった点において、システム運用上の心配はまったくないと宮川氏はいいます。実践的な導入を成功させたサッポロ飲料では、営業部など約80名の従業員が行っているモバイル アクセスを今後はさらに拡げて、社外から勤務表や経費精算などのイントラネット *5 にアクセスする機能なども計画しています。